Que vous gériez votre propre entreprise ou que vous soyez un particulier, il y a fort à parier qu’au fil des années, vous avez accumulé une quantité impressionnante de documents financiers en tout genre : factures, justificatifs, relevés bancaires, informations sur vos cartes de crédit et bien d’autres… Cette montagne de papier peut vite devenir un fardeau, surtout si vous ne savez pas comment la gérer. C’est pour cette raison que nous vous proposons ce guide pour vous apprendre à organiser vos documents importants.
Organiser ses documents financiers importants : les 5 étapes pour s’y retrouver plus facilement
1. Triez par types de documents
La première chose à faire avant même de classer et de stocker vos documents est de les trier par type. Il existe plusieurs types de documents financiers importants, comme les documents comptables : factures, relevés bancaires, en gros les documents que vous allez transmettre à votre comptable. Ou encore les documents fiscaux et juridiques comme les déclarations d’impôts ou les contrats en tout genre.
Ce premier tri vous permettra de voir quels sont les documents importants, ceux qui le sont moins et ceux qui ne valent pas la peine de garder. Cela vous aidera aussi à faire un premier classement.
2. Ayez une version numérique et physique
Une fois que vous avez trié les documents par type, il est essentiel d’en faire une copie numérique si ce n’est pas déjà fait. Avoir une version numérique vous permet d’accéder plus aisément à vos documents même lorsque vous êtes en déplacement et surtout, en cas de perte, de dégradation ou de vol, vous en avez toujours une copie en lieu sûr.
Pour vous aider à mieux gérer vos documents une fois qu’ils sont en ligne, vous pouvez utiliser des logiciels pour les éditer, on pensera notamment à l’outil de rotation Adobe qui permet de pivoter les fichiers PDF une fois que vous les avez scanner, de quoi gagner un temps précieux pour mieux les trier.
Si vous ne voulez pas avoir une copie de tous les documents car cela vous prendrait trop de temps, faites simplement une copie numérique des plus importants (documents comptables, fiscaux ou juridiques).
3. Trouvez votre système de classement
Ensuite, il faut que vous trouviez un système de classement qui vous correspond. Pour les documents physiques, vous aurez le choix entre des classeurs, des pochettes ou encore des tiroirs de bureau que vous pouvez classer par type. Pour le numérique, vous pouvez trier à la main vos dossiers ou utiliser un logiciel spécialisé.
Choisissez une méthode de tri qui vous convient : par date (année, mois), par catégorie (type de document, par projet, etc…) ou par ordre d’importance des documents. Vous pouvez d’ailleurs en utiliser plusieurs. Ce qui compte c’est que vous trouviez un système qui n’est pas prise de tête. Le but est de vous faciliter la vie, non de vous rajouter du travail.
4. Faites-vous aider par des logiciels
De nos jours il existe des logiciels pour tous les besoins. Pour stocker vos documents, nous vous conseillons des logiciels de stockage comme DropBox ou Google Drive. Ces services sont la plupart du temps gratuits (vous pouvez payer pour de l’espace supplémentaire) et vous permettront de synchroniser en toute simplicité tous vos appareils connectés.
Et si vous gérez votre entreprise et que vous voulez mieux gérer vos documents financiers, il existe des logiciels comptables comme Quickbooks ou Xero pour vous faciliter la tâche. Cependant ces produits sont payants, à vous de voir si c’est un investissement qui vous seront utiles. Mais un logiciel maîtrisé est un gain de temps considérable sur le long terme.
5. Restez organisé
Une fois que vous avez trié et classé tous vos documents, il est important de continuer à maintenir cette organisation. Lorsque vous avez des nouveaux documents (papier ou numérique), ne les laissez pas traîner et trier les rapidement (une fois par semaine disons) pour ne pas vous retrouver avec une autre montagne à gérer. En restant organisé, vous savez exactement ce que vous avez sous la main et surtout, plus de stress par rapport à vos documents financiers !